Spørgsmål og svar for bestyrelser i A/B og E/F under Corona

Hvordan skal bestyrelsen forholde sig til økonomi?

Foreningerne kører videre efter det seneste godkendte budget (2019), ligesom foreningen har gjort i starten af 2020. Bestyrelsen skal fortsætte sin normale drift, men hvis man har kendskab til at indgreb, påbud eller lignende grundlæggende påvirker foreningen økonomi, så kontakt administrator for en nærmere drøftelse. 

I hvilket omfang kan bestyrelsen tage beslutninger om vedligeholdelse og igangsættelse af projekter?

Iværksættelse af projekter som kræver en generalforsamlingsgodkendelse kan ikke igangsættes, men skal udsættes. Andre større projekter som ikke kræver en generalforsamlingsgodkendelse og som holdes inden for et godkendt budget, kan gennemføres. Projekter som kræver adgang til lejlighederne bør nok udskydes. Almindelig løbende vedligeholdelse og akut vedligeholdelse kan igangsættes. 

Er det muligt at få gennemført en generalforsamling i mindre omfang fx med godkendelse af årsregnskab for 2019, vedtagelse af andelskrone (andelsboligforeninger) og godkendelse af budget?

Vi anbefaler at simple ordinære generalforsamlinger i ejerforeninger, hvor der ikke er større forslag til behandling, udskydes til tingene har lagt sig omkring Corona.

Skønnes det at generalforsamlingen skal gennemføres, bør det alene være med de absolut nødvendige dagsordenspunkter, så den kan gennemføres hurtigt og uden væsentlig debat.

Det skal også huskes, at der kan være medlemmer der ikke kan/vil deltage i en generalforsamling i den aktuelle situation, og vi bør ikke bidrage til at skabe en udemokratisk situation.

I en sådan situation bør generalforsamlingen afholdes digitalt eller i det fri under hensyntagen til myndighedernes anvisninger og foreningens vedtægter. 

Kan vi afholde en ordinær generalforsamling senere end fristen i vedtægterne (fx udgang af april måned)?

Man kan godt, i en ekstraordinær situation som denne afvige fra vedtægterne og afholde den ordinære generalforsamling på et andet tidspunkt end vedtægterne foreskriver.  Dette er der domspraksis på. 

Hvad skal foreningen være opmærksomme på hvis vi vil holde en digital generalforsamling (online møde)?

Afholdelse af en digital generalforsamling kræver i udgangspunktet at alle ejere el. andelshavere har givet tilsagn om at være indforstået med denne form, da de fleste vedtægter ikke giver mulighed for afholdelse af en digital generalforsamling.

I mange foreninger kan der være medlemmer, der ikke er teknologiparate i forhold til at afholde en digital generalforsamling. Disse medlemmer skal der tages hensyn til i en sådan situation. Der skal kun et medlem til at modsætte sig formatet, før vi bliver nødt til at erklære generalforsamlingen ugyldig, da det ellers går imod det enkeltes medlems ret til en fair og demokratisk generalforsamling. 

Tilskyndelse til brug af fuldmagter kan være en løsning for dem, der ikke har mulighed for at møde digitalt, og i nogle tilfælde kan der måske også åbnes op for at brevstemme, når der er tale om simple forslag (ja/nej).

Vi anbefaler også at der sørges for, at der op til generalforsamlingen bliver mulighed for at stille spørgsmål, så der kan undgås en langstrakt dialog på online-mødet.

Hvis foreningen har en størrelse, hvor der må forventes mange personer deltagere, vil en digital generalforsamling ikke nødvendigvis være optimal i forhold til at sørge for, at generalforsamlingen foregår på en demokratisk forsvarlig måde.

Ejerforeninger der stemmer efter fordelingstal, skal også tage højde for, at alle afstemninger skal kunne foregå skriftligt. Dette kan ligeledes skabe en udfordring, og særligt hvis nogen ønsker en hemmelig afstemning. 

Hvordan foregår en digital generalforsamling?

Cobblestone bruger Microsoft Teams eller Zoom til at lave online-møde, og vi har mulighed for at sende en invitation ud til dem der skulle være interesserede i at deltage på jeres generalforsamling og hvor der er hjemmel hertil eller tidligere praksis herom i foreningen.

Hvad skal foreningen være opmærksomme på hvis vi holder en generalforsamling udendørs?

En generalforsamling i det fri og ikke have en varighed på meget mere end 20 minutter. Foreningen skal dog være opmærksom på, at forbuddet mod arrangementer, begivenheder m.v. med flere end 10 personer betyder, at det de facto ikke længere er muligt at holde de fleste fysiske generalforsamlinger. I næsten alle tilfælde vi ikke kunne sikre, at der møder under 10 deltagere. Forbuddet gælder både indendørs og udendørs. Dette gælder foreløbigt frem til 2. påskedag. Tilskyndelse til brug af fuldmagter kan dæmme op for, at der ikke møder flere end 10 personer, og i nogle tilfælde kan der måske også åbnes op for at brevstemme, når der er tale om simple forslag (ja/nej).

Vi anbefaler også at der sørges for, at der op til generalforsamlingen bliver mulighed for at stille spørgsmål, så den udendørs generalforsamling ikke bliver for lang. 

Foreningen vil gerne have Cobblestone til at stå for informationen om udskydelse af generalforsamlingen. Kan I det?

Naturligvis. Dette aftaler foreningen med den daglige kontaktperson. Bestyrelsen kan også via vores Cobblestone Cloud løsning selv udsende besked herom til ejendommens beboere pr. e-mail elle sms.

Hvem er beslutningsdygtig fra bestyrelsen når vi udsætter generalforsamlingen?

Det er den siddende bestyrelse, indtil en ny bliver valgt. 

Hvad gør vi med budget- og regnskabsmødet med Cobblestone?

Hvis mødet ikke allerede er afholdt, kan foreningen i samarbejde med den daglige kontaktperson for opsat et online møde, hvis bestyrelsesmedlemmerne har mulighed herfor. Vi tager naturligvis også imod spørgsmål over e-mail eller telefon. Derudover er vi naturligvis klar til at afholde mødet når tingene omkring Corona har lagt sig.

Vi vil gerne holde et online møde i bestyrelsen. Kan I hjælpe os?

For at hjælpe jer med at holde bestyrelsesmøder, har vi gjort det muligt for jer at holde online bestyrelsesmøde let og enkelt, således at I kan undgå at samles fysik, men forsat kan behandle de sager I måtte have på dagsordenen.

Der er mange programmer på nettet til at holde onlinemøder med eller uden webcam, fx Skype, Facetime (kræver en Apple-enhed), Zoom og Microsoft Teams.

Det vi tilbyder jer, er at vi danner rammen om jeres onlinemøde ved at foretage indkaldelsen og give jer mulighed for at deltage direkte fra egen computer via Microsoft Teams.

Det svarer til at vi stiller et møderum til rådighed for jer, men som alligevel er hjemme hos jer selv via en computer, telefon eller tablet.

Det eneste I skal gøre er at bede jeres daglige administrator indkalde jer, hvornår og hvem – Så sørger vi for resten!

Bestyrelsen bliver guidet igennem alt, når vi fremsender en invitation.

Microsoft Teams er gratis at bruge og bestyrelsen kan også installere det privat og bruge det gratis. Se evt. mere info her: https://products.office.com/da-dk/microsoft-teams/free?market=dk 

Hvilket beredskab har Cobblestone i forbindelse med udbredelsen af Corona?

Vi har lagt 2 artikler på vores hjemmeside. En om vores aktuelle beredskab og prioriteringer og en om generalforsamlinger i en corona-tid. Se nedenstående 2 link.

https://cobblestone.dk/nyheder/2020/generalforsamlinger-i-en-corona-tid

https://cobblestone.dk/nyheder/2020/covid-19-corona-beredskab 

Hvad skal foreningen være opmærksomme på i forhold til de praktiske forhold på ejendommen ift. Corona-virus?

Når beboerne færdes på fællesarealer skal de være opmærksomme på at bruge håndsprit eller vaske hænder efter berøring af fx dørhåndtag og elevatorknapper.

Nogle foreninger har derfor valgt at give mulighed for at bruge håndsprit på foreningens område, ligesom plakater med råd fra Sundhedsstyrelsen er opsat på foreningens område. Disse kan downloades på Sundhedsstyrelsens hjemmeside. Bestyrelsen kan aftale med foreningens eventuelle vicevært, at han skal foranledige dette udført.

Corona virus vil i de fleste ejendomme ikke kunne vandre via ventilationsanlægget, da udblæsning og indsugning er placeret forskellige steder på taget.

Beboerne kan fortsat vaske tøj i fællesvaskerierne, men skal huske at tage ekstra hensyn til medbeboere.

Beboer-, selskabs- og fælleslokaler bør ikke bruges og lukkes ned. Er lokalet booket mod betaling bør de beboere der har booket få refunderet eventuelt depositum og betaling.

Hvordan sikrer foreningen et nødberedskab i forbindelse med renovation?

Vi forventer at renovation og daglig drift kan udføres også under et udgangsforbud, da alt andet vil medføre en sundhedsrisiko for beboerne. Når mange af beboerne er på ejendommen hele dagen, vil affaldsmængden stige, og der skal eventuelt træffes aftale om, at der tømmes oftere for fx at forhindre rotter.

Foreningen har en vicevært ansat. Hvad gør vi som arbejdsgiver, hvis der indføres udgangsforbud, og viceværten ikke må komme på arbejde?

Der er endnu ikke udgangsforbud, og skulle et sådant komme forventer vi ikke, at det kommer til at berøre viceværter pga. afhentning af affald.

Skulle et udgangsforbud komme på tale, må foreningen I udgangspunktet sende viceværten hjem med fuld løn eller foreningen kan vælge at afskedige viceværten med tilsagn om senere genansættelse. Opstår situationen opfordrer vi til at tage en dialog herom med foreningens daglige kontaktperson for at aftale hvad der gøres i den specifikke situation, herunder endelig afklaring af juridiske forhold.

Foreningen kan i udgangspunktet ikke benytte de nye regler om lønkompensation i de nye hjælpepakker, da foreningen typisk ikke vil leve op til de krav der stilles for at modtage kompensationen.

Andelsboligforeningen har erhvervslejere som ikke kan betale deres leje. Hvad gør vi?

Vi opfordrer til at der indledes dialog med erhvervslejerne om situationen, og med et mindre fokus på foreningens juridiske rettigheder i henhold til Erhvervslejeloven til fx lejebetaling og opsigelse.

Et ønske fra erhvervslejeren om at få reduceret eller udsættelse af lejebetalinger, skal ses op mod den store risiko der er for at foreningen har erhvervslejeren når ’Corona-krisen’ har lagt sig. En udsættelse kan måske være i form af, at 3 måneders betaling udskydes og fordeles over de kommende 12 måneder eller lignende. En egentlig lejerabat i en periode kan også være relevant.

Bestyrelsen har vide rammer for hvad de kan beslutte omkring eftergivelse og udsættelse af betalinger uden at spørge generalforsamlingen, da det er vigtigt at handle hurtigt i sådanne situationer og forhold af denne karakter typisk vil være indenfor bestyrelsens almindelige arbejde og rammer.

Vi opfordrer bestyrelsen til at de i samarbejde med den daglige kontaktperson hos os allerede nu afdækker risici og lægger en plan, hvis der i foreningens økonomi er stor afhængighed af indtægten fra erhvervslejere. 

Hvordan foregår vurdering af andelsboliger, der skal sælges?

Grundet risikoen for smitte med Corona-virus, er den første del af salgsprocessen som består i udarbejdelse af vurdering og el- og vvs syn udfordret. De vurderinger der kan vente med at blive besigtiget, vil af de fleste vurderingspersoner blive udskudt og først foretaget efter karantæne-perioden.

De enkelte vurderinger - der af flere forskellige årsager haster meget – kan i nogle tilfælde blive gennemført, dog under en justeret og skærpet fremgangsmåde.

I et forsøg på at sikre fremdrift i andelssalget og dermed også det øvrige boligmarked, foreslår vi en midlertidig salgsprocedure for at imødekomme problematikken.

Vurderingspersonen kan på baggrund af tidligere vurdering samt sælgers oplysninger omkring forbedringer, foretage et ’skrivebordsestimat’ af forbedringerne.

Med udgangspunkt i estimatet af forbedringerne og andelsværdien kan andele udbydes til ventelisterne og sælgere kan således fremskynde den del af salgsprocessen, der normalvis ligger efter vurdering. Sælgere kan dermed komme videre med salget hvis andelen ikke sælges via ventelisterne.

I opslaget vil der blive taget forbehold for, at der kan ske regulering af prisen når den endelige vurderingsrapport foreligger, og herefter kan en overdragelsesaftale udarbejdes. Bestyrelserne kan beslutte at andele i den kommende periode kan udbydes til ventelisterne med en estimeret maksimalpris.

I overdragelsesaftalen vil der ligeledes blive taget forbehold for, at der udarbejdes en regulering af overdragelsessummen når den endelige vurderingsrapport foreligger. Bestyrelserne kan beslutte størrelsen på det tilbagehold, der foretages for at sikre at der ikke sælges til overpris.

Hvordan foregår åbent hus og fremvisninger ved salg af andelsboliger?

De fleste sælger af andelshavere byder fortsat velkommen til åbent hus når de skal sælge. Vi instruerer sælger i at tage de nødvendige forholdsregler. For at alle passer på hinanden, lukker sælger typisk få ind ad gangen. Det kan give lidt ventetid, og vi håber på potentielle køberes forståelse. Alle interesserede i risikogruppen samt interesserede, som har hoste, feber, forkølelse, beder vi om ikke at møde til åbent hus-arrangementer og fremvisninger, i stedet kan de kontakte foreningens handelsansvarlige, der vil hjælpe dem videre til sælger omkring en alternativ besigtigelse.

Nogle sælgere ønsker ikke at byde velkommen til åbent hus, og vælger måske af den grund at udskyde et salg. Andre vælger at tilbyde en fotofremvisning til interesserede, og når den potentielle køber er fundet, arrangeres en fremvisning af lejligheden.