Generalforsamlinger i en Corona-tid

Træf beslutninger i bestyrelsen omkring generalforsamlingen

Vi ønsker at hjælpe vores foreninger til at følge myndighedernes anvisninger og ikke bidrage til smittespredning - særligt til de beboere som er i særlige risikogrupper.

Vi ønsker også at balancere hensynet til at nødvendige og kritiske beslutninger i foreningen tages, uden at vi samtidig skaber en udemokratisk situation, når mange ikke kan eller vil deltage i en generalforsamling.

Mere konkret foreslår vi følgende:

• Ordinære generalforsamlinger i ejerforeninger hvor der ikke er større forslag til behandling bør udskydes til tingene har lagt sig omkring Corona. Man må nok forvente at det er en udskydelse til sensommeren.
• Ordinære generalforsamlinger i andelsboligforeninger bør afholdes i de tilfælde hvor det er kritisk at regnskabet godkendes og der skal fastsættes en ny andelskrone. Er andelskronen i udgangspunktet uændret eller stort set uændret ift. 2019 bør man overveje at udskyde.
• Større og formentlig lange generalforsamlinger med væsentlige store beslutninger som fx byggesager, vedtægtsændringer, husorden, mv. bør undgås. Sådanne emner bør udskydes til ekstraordinære generalforsamlinger der kan afholdes når forholdene tillader det.
• Modtager bestyrelsen forslag fra medlemmerne til behandling, vurderer bestyrelsen nøje i samarbejde med administrator om behandlingen kan udskydes. Det vil formentlig være tilfældet i langt de fleste tilfælde
• Er bestyrelsen af den opfattelse, at der skal afholdes en generalforsamling, bør det afholdes som en meget kort og reduceret generalforsamling, og kun med de nødvendige dagsordenspunkter (godkendelse af regnskab, fastsættelse af andelskrone samt evt. budget og genvalg af bestyrelse, hvis der ingen skift er)
• For de generalforsamlinger der afholdes, skal det sikres at de medlemmer der ikke kan eller vil deltage, kan gøre deres stemme gældende via fuldmagt og stille spørgsmål inden generalforsamlingen til administrator og bestyrelse. Dertil skal det også sikres at alle deltagere kan sidde med passende rum imellem sig (min. 1 meter) og at der er håndsprit ved indgang, og at det samlede antal ikke overstiger myndighedernes påbud. En overvejelse kan også være at afholde generalforsamlingen udendørs, hvis forholdene tillader det.
• De budget- og regnskabsmøder vi normalt afholder med bestyrelserne vil vi forsøge at afholde elektronisk eller telefonisk. Alternativt modtager og besvarer vi naturligvis spørgsmål angående regnskab, budget og indkaldelse via e-mail korrespondance.

Cobblestone opfordrer således til at alle ikke nødvendige møder bliver udsat, og vil opfordre alle bestyrelser til at tage aktivt stilling hertil i samråd med den daglige kontaktperson.

En ekstraordinær situation

Vi kan i en ekstraordinær situation som denne godt afvige fra vedtægterne og afholde generalforsamling på et andet tidspunkt end vedtægterne foreskriver.  Dette er der domspraksis på. Det vigtigste er som nævnt at undgå en udemokratisk situation.

Vores brancheforening EjendomDanmark har desuden udsendt en artikel ”Coronavirus: Hvad betyder det for generalforsamlinger?”, som omhandler foreningernes muligheder i denne særlige situation.

Vi vil opfordre alle bestyrelser til at følge med på vores hjemmeside cobblestone.dk, hvor vi løbende orienterer når der er nyt om situationen. Læs blandt andet vores artikel med information til kunder om vores virke under de nye retningslinjer fra myndighederne.

I Cobblestone er udgangspunktet at vi opretholder vores virke, holder hånden under jeres ejendomme og leverer de aftalte ydelser, men situationen vil kræve betydelig improvisation og lidt tålmodighed.

Du er altid velkommen til at tage fat i foreningens daglige kontaktperson med spørgsmål til hvordan situationen påvirker foreningens forhold og generalforsamling.

Opdatering af artikel 15. juni 2020

Regeringen har den 8. juni 2020 meddelt, at det tidligere  forbud imod arrangementer og begivenheder mv., hvor der deltager mere end 10 personer nu er udvidet til at måtte omfatte op til 500 personer, hvor deltagere i det væsentlige sidder ned  og hvor lokalerne skal være omfattet af  de såkaldte sektorpartnerskabsretningslinjer. Disse regler har man igen ændret fra den 13. juni 2020, så man ikke længere skal leve op til reglerne for sektorpartnerskaber, hvor der var indgået regler mellem adskillige institutioner og brancheorganisationer indenfor fx kultur, skoler, uddannelsesinstitutioner, kirke- og trossamfund. 

Man skal dog stadigvæk overholde kvadratmeterreglen (1 person pr. 2 m2), samt sikre at deltagerne i det væsentligste sidder ned. Er dette overholdt, er der med andre ord mulighed for at der kan afholdes generalforsamlinger med op til  500 deltagere.

Det glæder os at der nu er åbnet mere op og vi dermed kan begynde at afholde alle de generalforsamlinger vi ikke har afholdt online.