Vigtig information til kunder om vores virke under de nye retningslinjer fra myndighederne.

v 1.1, mandag d. 16. marts 2020

Som det nok er alle bekendt, er der den 11. marts iværksat hidtil uhørte tiltag fra myndighederne rettet imod at begrænse Corona-smitten i det danske samfund. Myndighedernes og regeringens udmelding er forholdsvis konkrete, men dog stadig en udfordring at omsætte til praksis i den enkelte virksomhed. I Cobblestone er udgangspunktet at vi opretholder vores virke, holder hånden under vores kunders ejendomme og leverer de aftalte ydelser. Med andre ord, så stopper eller lukker vi ikke, men vi kommer til at organisere os markant anderledes den kommende tid og det kan få konsekvenser for serviceniveauet.

Forebyggende tiltag

Med tanke på myndighedernes strategi om at mindske kontakten mest muligt, har vi taget følgende tiltag:

  1. Kontoret holdes åbent for medarbejderne, men udgangspunktet er, at medarbejderne arbejder hjemme og med minimal personkontakt.
  2. Kontoret er ikke åbent for uanmeldte henvendelser. Skal man i kontakt med os, eller ønsker man et personligt møde, skal man kontakte os via e-mail eller telefon først.
  3. Der sikres en basisbemanding på kontoret, som kan sikre at centrale funktioner og processer som ind- og udgående post/e-mail, tømning af e-boks, print og udsendelse, regningshåndtering, betalinger, mv. opretholdes. Der vil også altid være ledelse til stede på kontoret.
  4. Vi reducerer vores mødeaktivitet til et minimum. Formen er endnu ikke fuldt afklaret, og vil blive tilpasset løbende, men foreløbige retningslinjer er:
    a. Ikke kritiske møder, på kontoret og i byen, aflyses og søges afholdt elektronisk.
    b. Vi undlader at deltage i konferencer, undervisning mv. hvor mange mennesker samles.
    c. For så vidt angår generalforsamlinger i vores ejer- og andelsboligforeninger bliver det en kombination af udskydelser eller afholdelse under et komprimeret format evt. elektronisk i de tilfælde hvor en generalforsamlingsafholdelse vurderes som kritisk fx til fastsættelse af andelskrone. Læs vores særskilte artikel om generalforsamlinger i en Coronat-tid.
  5. Vi indstiller arbejdsrelaterede rejseaktiviteter og aflyser møder fra udlandet.

Kritisk drift

Udgangspunktet er at vi opretholder alle de almindelige funktioner vi har aftalt med vores kunder, men med tiden kan det forventes at ovenstående tiltag vil få visse praktiske konsekvenser og at vi må prioritere i vores opgaveudførelse og serviceniveau. Som rettesnor i en situation hvor alle almindelige forretningsfunktioner ikke kan opretholdes, er følgende prioriterede oversigt over nøgleprocesser grundlag for ledelsens og medarbejdernes arbejdstilrettelæggelse (hvor øverste er mest kritiske):

  1. Beboerhenvendelser vedr. smitte/situationer på ejendommen
  2. Styring af opkrævninger, opkrævningskørsel
  3. Regningsbetaling og godkendelses-flow, særligt af forsyning
  4. Generel cash-management
  5. Rykkerkørsel og sekundært aktiv restancehåndtering
  6. Håndtering af opsigelser / fra- og indflytninger / andelsoverdragelser
  7. Indflytning, nøglehåndtering og adgang
  8. Løn og personaleadministration
  9. Håndtering af generalforsamlinger og årsregnskaber
  10. Lejereguleringer
  11. Budgetkontrol afstemning og rapporteringer
  12. Henvendelser vedr. drift, anvendelse mv. på ejendommen
  13. Forbrugsregnskaber varme, vand, fælles mv. – skydes så længe som absolut muligt
  14. Udlejning
  15. Beboerklager, tvister og påbud
  16. Ikke kritiske henvendelser og servicering af beboere på ejendomme
  17. Ad-hoc rådgivning og betjening af ikke kritiske sager
  18. Opstart af nye sager/kunder/projekter

Elektronisk afholdelse af møder

I Cobblestone har en række gode værktøjer til at afholde møder elektronisk og vi vil således fortsat kunne afholde mange planlagte møder, inkl. forårets regnskabsmøder.

En kompliceret tid

Vi går en vanskelig, men også interessant tid i møde. Den vil kræve hidtil uset improvisation og kreativitet fra både os og vores kunder. Vi kommer til at blive endnu dygtigere til hjemmearbejde og online møder. Vi kommer til at gentænke måden vi afvikler generalforsamlinger på, driver ejendomsservice og yder vores grundlæggende beboerservice. Vi kan ikke forudsige meget om dette forløb, og vi må tage det én dag ad gangen. Vi vil holde fokus på at opretholde en normal ydelse, under unormale forhold, men vi ved at når vi kommer ud på den anden side, så har vi lært en masse og vi vil, som samfund og virksomhed, være endnu bedre forberedt på denne slags hændelser.