TOTAL Administration

TOTAL Administration

 TOTAL Administration svarer således til den administrationsydelse, der normalt leveres af administrationsselskaber og advokater.

Indeholdt i TOTAL Administration er dertil adgang for alle beboere og bestyrelsesmedlemmer til vores netbaserede administrationssystem. Administrationssystemet indeholder bl.a. dokumentkatalog, fælles maillister og kalender, samt opgavestyring og elektronisk afrapportering.

Indeholdte ydelser:

1. Opkrævning af fællesudgifter og andre betalinger via PBS, udsendelse af påkrav ved manglende betaling, orientering til bestyrelse, etc.
2. Betaling af udgifter, daglig bogføring af ind- og udbetalinger og opbevaring af bilag i 5 år.
3. Udarbejdelse af budget, herunder forslag til regulering af fællesudgifter og antennebidrag.
4. Dagligt opdateret bogholderi på intranettet, kvartalsvis budgetkontrol og årlig fremsendelse af komplet materiale til revisor med henblik på udarbejdelse af årsregnskab.
5. Årlig afregning af forbrugsregnskab for varme og/eller vand overfor beboerne.
6. Bestilling af måleraflæsning i forbindelse med fraflytninger.
7. Indkaldelse til ordinær generalforsamling i samarbejde med bestyrelsen.
8. Deltagelse i generalforsamling og udarbejdelse af referat.
9. Deltagelse i et årligt regnskabsmøde.
10. Løbende mundtlig juridisk og økonomisk rådgivning til bestyrelsen, herunder telefonisk rådgivning fra advokat.
11. Behandling af skadesager vedrørende ejendommen og de enkelte lejligheder.
     
12. Registrering af ejerskifte og kontrol af sikkerhed stilles i overensstemmelse med foreningens vedtægter.
13. Besvarelse af henvendelser fra beboere i det omfang disse ikke skal rettes til bestyrelsen eller til vicevært/varmemester, og behandling af klager fra og over beboere.
14. Besvarelse af myndighedshenvendelser og ejendomsmæglerhenvendelser.
15. Udarbejdelse af ansættelsesaftale/servicekontrakt med evt. vicevært og løbende administration af løn, fejeerklæring og andet i forbindelse med ansættelsesforholdet.

I det omfang, der er lejere i ejendommen, vil der yderligere være en række opgaver (varslinger etc.), der varetages i forhold til lejerne.

Vores administrationsaftale indeholder en udførlig beskrivelse af de enkelte arbejdsopgaver, herunder opgaver i forhold til lejere.