Overgang til

Ny administrator

- Processen

Et sikkert og smidigt forløb

Nedenfor følger en handlingsplan og proces for skift til Cobblestone Administrationshuset.

Valg af administrator

og afklaring af aftalemæssige forhold

Valg af ny administrator sker som oftest på en generalforsamling idet bestyrelsen forinden vil modtage tilbud fra aktører i branchen og tage stilling til, hvilket firma der ønskes indstillet. Bemærk! I nogle foreninger kan bestyrelsen skifte administrator, uden forudgående vedtagelse på en generalforsamling. Dette vil stå i foreningens vedtægter.
 

Afholdelse af generalforsamling

og vedtagelse af ny administrator

Der indkaldes til en generalforsamling med henblik på valg af
ny administrator. Cobblestone deltager i det omfang bestyrelsen ønsker (dirigent, referent mv.) og præsenterer Cobblestone og processen med administratorskifte for øvrige beboere i foreningen. 

Aftaleindgåelse

herunder opsigelse af tidl. administratoraftale

Når Cobblestone er valgt, forhandles den endelige aftale på plads. Administrationsaftalen underskrives og aftale med tidligere administrator opsiges. 

Cobblestone forhåndsafklarer praktiske forhold omkring bank, betalinger, Nets, fuldmagter mv. og står til rådighed for juridisk, administrativ og økonomisk rådgivning uagtet at administrationsperioden ikke er startet endnu. 

Opstart af administration

og overlevering fra tidl. administgrator

Foreningen får tildelt en administrator, som vil agere kontaktperson for alle foreningens medlemmer.  Ny administrator vil tage kontakt til tidl. administrator for at rekvirere materiale på foreningen, herunder vedtægter, regnskaber, forsikringspolice mv.. 

Når materiale fra tidl. administrator er modtaget, vil ny administrator indkalde bestyrelsen til et opstartsmøde, hvor administrative procedurer, herunder bl.a. procedure for overdragelser,  kontakt med bestyrelse, vicevært og evt. vaskeri gennemgås. 

Modtagelse af materiale

Herunder åbningsbalance med bogholderi til dato

Inden for en måned efter overtagelse vil vi oftest modtage materiale fra tidl.  administrator. Materialet gennemgås og vigtige dokumenter skannes ind til Cobblestones intranet. Her modtages også åbningsbalancen og opdateret bogholderi. Bogholderiet for året til dato afstemmes og lægges ind i Cobblestones system. Dermed bliver foreningens driftsøkonomi også tilgængelig på intranettet.

Ny adresse meldes til CVR, Webreg, SKAT, leverandører mv.  

Afslutning

Når ovenstående er på plads, foretages en række omfattende kontroller af foreningens forhold. Bl.a. gennemgås arealer, indskud, sammenlægninger, lejekontrakter, erhvervslejeforhold, rykkerkoder, mæglerbesvarelse, procedure vedr. handler mv. Desuden kontrolleres forsikringsforhold og alternativt tilbud indhentes for at kontrollere at foreningen har de bedste forsikringsvilkår.

Background Image

Praktisk info

- Der betales først honorar fra overdragelsestidspunktet og dermed ingen dobbeltbetaling.

- Cobblestone står dog til rådighed før overdragelsen, når aftalen er indgået. 

- Cobblestone varetager opsigelse af nuværende administrator, hvis dette ønskes.

- Vi sikrer en tryg process for beboere ved deltagelse på generalforsamling og udsendelse af velkomstbrev til alle beboere.

- Dertil tilbyder vi en unik mulighed hvor bestyrelsen kan følge med online i hele overdragelsesprocessen.

Background Image

Faldgruber

Omfattende erfaring med denne type processer viser at problemer kan opstå omkring følgende:

- Igangværende:

    Handler omkring skæring

    Beboer/lejersager

    Igangværende byggesager

- Tidligere afsendte eller manglende reguleringer af lejere

- Problemer ved manglende registrering af sammenlægning

Spørgsmål til processen

Er der spørgsmål til processen står dir. Patrick Kuklinski til rådighed på både telefon og e-mail. 

E-mail: pak@administrationshuset.dk

Telefon: 36 98 63 34

Background Image