Cobblestone har vedtaget nedenstående persondatapolitik.
Cobblestone er dataansvarlig
Cobblestone har selv ansvaret for persondata, der behandles hos Cobblestone, og optræder, med mindre andet er eksplicit aftalt i et særligt kundeforhold, ikke som databehandler i relation til vores administrationskunder.
Som følge af dette beder Cobblestone ikke kunderne om at underskrive en databehandleraftale.
Cobblestone benytter selv databehandlere. Det sker f.eks. når vi har en backup liggende i et eksternt datacenter, eller vi har systemleverandører, som har direkte tilgang til vores systemer.
Cobblestone A/S benytter også andre selskaber i Cobblestone Gruppen som f.eks. Plan 1 A/S, Cobblestone Hotel Asset Management ApS som databehandlere, ligesom Cobblestone i forhold til disse selskaber også kan optræde som databehandler, f.eks. ved modtagelse af telefoniske henvendelser. Det indbyrdes forhold mellem selskaberne er reguleret af en gensidig databehandleraftale.
Grundlag for databehandling
Cobblestone behandler kun persondata i det omfang det er tilladt uden samtykke efter Persondataforordningen, dvs. når det følger af, eller er nødvendigt for at opfylde en kontrakt/et aftaleforhold, f.eks. lejekontrakt eller serviceaftale, hvis det tjener et sagligt formål eller til opfyldelse af lovkrav.
Man skal have et grundlag for at samle og behandle persondata, ellers må man ikke gøre det.
For os er det ret enkelt. Vi kan ikke administrere en ejendom, hvis vi ikke ved, hvad beboerne hedder, hvordan vi kontakter dem, hvor de bor, eller hvis vi ikke kan registrere deres indbetalinger, osv.
Det betyder også, at vi ikke behøver at indgå aftaler med enkelte beboere, have accept osv. for at registrere og behandle deres persondata. Vores ret til at samle og behandle persondata om dem, der bor i vores ejendomme, ligger ganske enkelt og naturligt i administrationsaftalen, den opgave vi udfører for vores kunder og den lovgivning vi er underlagt.
Sletning af data
Cobblestone sletter som udgangspunkt persondata, når de ikke længere er relevante.
Personoplysninger vil blive slettet, når der ikke længere er et sagligt formål med at opbevare disse, og som udgangspunkt senest 10 år efter den sidste aktivitet på den konkrete ejendom/lejer, medmindre personoplysningerne er relevante for at etablere, dokumentere eller gøre et retskrav gældende, eller hvis personoplysningerne løbende er nødvendige for at behandle kontraktretlige krav eller på grund af lovgivning eller andre juridiske forpligtelser.
Følsomme persondata
Der gælder særlige regler for følsomme persondata. Følsomme persondata er helbredsoplysninger, oplysninger om politisk eller seksuel orientering m.m. Det er oplysninger, som Cobblestone som udgangspunkt ikke ønsker at have, og alle medarbejdere har instruktion om at slette den slags oplysninger, medmindre der er noget helt konkret, som de skal bruges til. Det kunne være:
- Oplysning om helbredsoplysninger i forbindelse med f.eks. skimmelsvamp i en bolig eller lignende.
- Oplysning om særlige fysiske forhold/begrænsninger som f.eks. handicap, der er afgivet i forbindelse med administration af ventelister eller i forbindelse med særindretning af lejemål eller fællesarealer.
- Oplysninger om sociale forhold, konflikter eller personlige problemer som vi modtager, når vi nogen gange er nødsaget til at bistå bestyrelser eller myndigheder i personsager på ejendommene.
Hvis Cobblestone er nødsaget til at opbevare denne type oplysninger, opbevares de på en måde, så man ved præcis hvor de er, og mindst hver 12. måned skal det vurderes, om der stadig er brug for oplysningerne – eller om de kan slettes.
CPR-numre er ikke følsomme persondata, men de skal behandles efter Persondataloven. Cobblestone opbevarer CPR-numre efter Hvidvasklovens regler og med henblik på entydig identifikation af beboere og andre kontraktsparter.
Dine rettigheder
Du har som udgangspunkt følgende rettigheder:
- Du har ret til indsigt i oplysninger, vi behandler om dig
- Du har ret til at få ændret ukorrekte og ufuldstændige personoplysninger om dig
- Du har i visse tilfælde ret til at få slettet personoplysninger om dig
- Du har i visse tilfælde ret til få begrænset behandlingen af personoplysninger om dig
- Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format og ret til at overføre disse personoplysninger til en anden dataansvarlig (dataportabilitet)
- Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af personoplysninger om dig
Du bedes kontakte os på kontakt@cobblestone.dk hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder.
Du kan også læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning på deres hjemmeside: www.datatilsynet.dk
Vi gør opmærksom på, at dine rettigheder efter databeskyttelsesreglerne i visse tilfælde ikke gælder.
Overførsel af persondata til lande uden for EU
Cobblestone opbevarer ikke persondata uden for EU, bortset fra i vores relation til Stripe, der er en betalingstjeneste i vores app som er hostet i USA og som deltager i EU-US Data Privacy Framework. Løsningen bruges bl.a. også af H&M, Airbnb, Amazon mv.
Uddannelse og kontrol
Cobblestone uddanner sine medarbejdere i korrekt håndtering af persondata, og der bliver foretaget stikprøvekontroller for at sikre, at reglerne bliver overholdt.
Fortrolighed
Der bliver ikke videregivet oplysninger til andre uden samtykke fra de registrerede, medmindre det sker som led i normale arbejdsgange, ligesom Cobblestone beskytter sine IT-systemer imod at andre kan tilgå disse.
Brug af vores Cobblestone app
Cobblestone stiller en app til rådighed for vores kunder. I appen kan brugere i en ejendom, forening, gårdlaug, parkeringslaug mv. bl.a. kommunikere internt, oprette og deltage i grupper baseret på fælles interesser, dele eller booke ressourcer samt tilmelde sig aktiviteter. Dertil vil man kunne tilgå relevant dokumenter og informationer i appen på den lokation man er tilknyttet. Appen har til hensigt at bidrage til et godt naboskab samt øge brugernes livskvalitet og fællesskabsfølelse, samt let kunne tilgå relevante informationer via FAQ afsnittet.
Når man begynder at bruge appen som medlem af en forening, gårdlaug, parkeringslaug mv. godkender man også samtidig, at Cobblestone behandler dine personoplysninger og at det er Cobblestone der er dataansvarlig i forhold til behandling af dine personoplysninger. Er man lejer i en Cobblestone administreret boligudlejnings- eller erhvervsejendom, afhænger det af kundeforholdet om Cobblestone indtræder i rollen som dataansvarlig eller databehandler. Vi behandler dog stadigvæk dine personoplysninger indenfor rammerne af vores aftale med udlejer samt gældende regler og praksis på området.
Har man spørgsmål til behandlingen af sine personoplysninger, kan man rette henvendelse til e-mail:
Gl. Køge Landevej 57, 3. Sal
2500 Valby
CVR: 27346065
Formålet med behandling af dine personoplysninger
Formålet med at behandle dine personoplysninger i appen er at kunne stille en administrationsplatform til rådighed for brugere af aktiviteter og faciliteter, herunder at kunne administrere tilmeldinger og betalinger til forskellige aktiviteter, samt tilgå nødvendige informationer og oplysninger omkring den lokation man er tilknyttet.
Kategorier af personoplysninger og behandlingsgrundlag
Som juridisk bruger
Er du en juridisk bruger af en lejlighed/enhed i en Cobblestone administreret ejendom, forening, gårdlaug, parkeringslaug mv. vil du blive oprettet som bruger i appen og vil få tilsendt en mail med et link, du kan bruge til at aktivere din bruger.
Når du aktiverer din bruger og første gang logger ind i appen, angiver du dit brugernavn (mailadresse) og et password.
Når du anvender appen, har du (helt frivilligt) mulighed for at uploade flere oplysninger om dig selv, f.eks. et profilbillede, telefonnummer mv.
Vi behandler dine personoplysninger for at kunne levere en platform til brugerne af løsningen. Denne behandling er baseret på en legitim interesse, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
Såfremt man tilmelder sig et betalingsarrangement vil vi også behandle dine betalingsoplysninger, hvilket sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1. litra b.
Ovenstående er alle almindelige personoplysninger. Det er vigtigt, at du ikke angiver følsomme eller fortrolige personoplysninger om dig selv eller andre, når du anvender appen.
Flere profiler pr. husstand/enhed
Som den juridiske bruger kan du oprette profiler for øvrige familiemedlemmer i din husstand. Disse vil have samme rettigheder til at tilgå og bruge appen som den juridiske bruger, men kan dog ikke slette sin profil selv. Dette skal ske igennem den juridiske bruger. Er den juridiske bruger i bestyrelsen vil bestyrelsesrettigheder dog ikke overføres til familiemedlemmet.
Opretter man profiler til familiemedlemmer i sin husstand, vil deres personoplysninger blive behandlet på samme grundlag, som beskrevet ovenfor.
Opbevaring af dine personoplysninger og sletning af konto
Dine personoplysninger bliver opbevaret så længe du har en profil på appen. Vælger du at slette din profil, vil dine personoplysninger også blive slettet. Har du deltaget i aktiviteter, hvor der er sket en betaling, vil disse oplysninger dog blive opbevaret i henhold til bogføringslovens regler, dvs. I indeværende år + 5 år.
Som juridisk bruger af appen kan man til enhver til vælge at slette sin konto. Ønsker man at slette sin konto som juridisk bruger, skal man skrive til kontakt@cobblestone.dk, at man ønsker at Cobblestone sletter brugerprofilen i appen.
Din anmodning om sletning forventes at kunne være behandlet indenfor 10 arbejdsdage med henblik på at sikre, at eventuelle udestående betalinger ikke fremgår. Når vi har slettet kontoen, modtager man en bekræftelse pr. mail.
Er man oprettet som husstandsmedlem og ønsker man at få slettet sin konto, skal man kontakte den juridisk bruger omkring dette.
Hvor har vi dine personoplysninger fra?
Vi modtager og opbevarer dine personoplysningerne direkte fra dig eller som led i vores samarbejde/kundeforhold med enten ejendommens/foreningens, gårdlaug mv. bestyrelse, eller ejendomsejer i form af udlejer.
Vi videregiver dine personoplysninger i følgende tilfælde
Vi overlader dine personoplysninger til de databehandlere vi anvender i forbindelse med drift af vores app. Vi har indgået en databehandleraftale med vores databehandlere, som skal tilsikre, at databehandleren behandler personoplysninger på en sikker måde.
Dine rettigheder
Databeskyttelsesforordningen giver dig følgende rettigheder:
· Du har ret til at anmode om indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig.
· Du har ret til at anmode om berigtigelse, sletning eller begrænsning af behandlingen af dine personoplysninger.
· Du har også ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger.
· Hvis behandlingen af dine personoplysninger sker på baggrund af et samtykke, har du til enhver tid ret til at trække samtykket tilbage.
Din tilbagekaldelse vil ikke have betydning for lovligheden af behandlingen af dine personoplysninger, der er sket inden tilbagekaldelsen.
Afhængig af den konkrete omstændighed kan der være betingelser eller begrænsninger til ovenstående rettigheder.
Du kan gøre dine rettigheder gældende overfor os ved at skrive til vores e-mail: compliance@cobblestone.dk
Hvis du ønsker at klage over vores behandling af dine personoplysninger, kan du klage til Datatilsynet. Se mere herom på datatilsynets hjemmeside: www.datatilsynet.dk.
Informationer i appen
Som bruger af vores app godkender man samtidig at have givet accept til at:
1. man oprettes som bruger med de relevante data der kræves og at oplysningerne opbevares i appen.
2. de informationer man har valgt skal være synlige og bliver tilgængelige for brugere af appen, ligesom de kan være tilgængelige på evt. opsatte informationstavler.
3. anvendelsen af funktionerne tilmelding, booking, medlemskab af grupper samt offentlig kommunikation eller kommentarer på opslagstavler mv., opsamles og synliggøres i appen.
4. data om transaktioner og køb for slutbrugerens samlede husstand opbevares i appen.
Databehandleraftale
Bestyrelse eller ejendomsejer kan anmode Cobblestone om en kopi af databehandleraftalen imellem vores app leverandør og Cobblestone. Henvendelse herom kan ske til compliance@cobblestone.dk.
Ændringer i privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at ajourføre privatlivspolitikken. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik findes på vores hjemmeside under punktet ”persondata”.