Vejledning til bestyrelser

Dette er en vejledning til nye og gamle bestyrelsesmedlemmer i andels- og ejerforeninger, som vi har udarbejdet for at hjælpe jer på vej. Der er tale om en vejledning, og der er selvfølgelig altid mulighed for at gøre tingene anderledes, hvis man synes.

Bemærk venligst at der til sidst i nedenstående tekst er indsat links til eksempel på en forretningsorden for bestyrelsesarbejdet og andre relevante dokumenter der kan give bestyrelsen bedre overblik over opgaver, samt lette bestyrelsesarbejdet.

Bestyrelsens form og konstituering

Når bestyrelsen er valgt på generalforsamlingen, skal den konstituere sig.

Ofte er det anført i vedtægterne at bestyrelsen konstituerer sig selv, det betyder, at bestyrelsen selv vælger formand, næstformand, etc. Det er dog ligeså normalt at i hvert fald formanden skal vælges direkte på generalforsamlingen.

Bestyrelsen skal også fastlægge sin forretningsorden.

Forretningsordenen beskriver, hvordan bestyrelsen skal organisere sine møder, tage referat, delegere beslutninger mv. Da bestyrelsen selv har besluttet sin forretningsorden, kan bestyrelsen også ændre på denne, når man ønsker det.

I praksis sker det oftest ved, at man bare bekræfter, at den hidtidige forretningsorden fortsat er gældende, eller ændres på følgende punkter, der herefter indarbejdes i en ny version.

Bestyrelsens mandat

Bestyrelsen har ansvaret for den daglige drift af foreningen.

Det betyder, at den har ansvaret for, at ejendommen drives og administreres på ansvarlig vis indenfor rammerne af foreningens vedtægter, gældende praksis i foreningen og almindelige foreningsretlige regler.

Bestyrelsen skal også realisere generalforsamlingens beslutninger, og den kan afholde udgifter indenfor det vedtagne budget.

Bestyrelsen bør derfor varetage medlemmernes interesser bredt og ikke blot enkelte grupper af medlemmer, ligesom bestyrelsen bør tilstræbe gode relationer til alle i ejendommen.

Bestyrelsen bør dokumentere væsentlige dele af sit arbejde, så efterfølgende bestyrelsesmedlemmer har mulighed for at sætte sig ind i beslutningsgrundlag, væsentlige argumenter og trufne beslutninger.

Bestyrelsen kan også gøre brug af andre gode kræfter i foreningen til at deltage i særlige udvalg eller arbejdsgrupper. Sådanne udvalg mv. har ikke beslutningskompetence og refererer til bestyrelsen.

Den daglige drift består bl.a. af dialogen med beboere og administrator, godkendelse af regninger, tilsyn og dialog med vicevært/ejendomsservicefirma, bestilling af håndværkere og igangsætning af projekter, som er besluttet af generalforsamlingen.

Bestyrelsen kan ikke træffe beslutninger, som ikke fremgår af vedtægterne eller kan betragtes som en del af den daglige drift. Disse beslutninger skal træffes af generalforsamlingen.

Bestyrelsen bør forberede generalforsamlingen ved årligt at overveje en drøftelse af:

Målsætning og strategi for foreningen
Opdatering af vedtægter
Ejendommens vedligeholdelsesmæssige stand og behov for en vedligeholdelsesplan
Bestyrelsesgodtgørelse

Få et tilbud på administration

Bliver din forening ikke allerede administreret hos os? Så få et tilbud på administration lige her

Formandens opgaver

Formanden er formand for bestyrelsen, der er en kollektiv ledelsesgruppe, som træffer beslutninger i fællesskab.

Formanden er ikke formand for foreningen som sådan, og dette ses ved, at formanden i henhold til vedtægterne har ingen eller meget få selvstændige kompetencer, hvor formanden kan agere alene og uden de øvrige bestyrelsesmedlemmer.

Formandens primære opgave er dog at sikre, at bestyrelsen arbejder, og han/hun har derfor ansvar for at der indkaldes til møder.

Antallet af mødet vil ofte fremgå af forretningsordenen, men de indkaldes i øvrigt normalt, når formanden anser det for nødvendigt, eller når mindst 2 andre bestyrelsesmedlemmer begærer et møde afholdt.

I praksis vælger mange foreninger også at delegere opgaver til formanden eller andre bestyrelsesmedlemmer, som herefter kan tage beslutninger alene, indenfor den bemyndigelse, der er givet.

Bestyrelsens forretningsorden

Forretningsordenen er bestyrelsens arbejdsgrundlag, og indholdet i forretningsordenen skal tage udgangspunkt i foreningens vedtægter.

Forretningsorden tjener flere formål og skal blandt andet beskrive hvordan møder indkaldes og afholdes, ligesom forretningsorden sætter nogle rammer for hvordan beslutninger træffes og føres ud i livet.

Endvidere kan en forretningsorden være med til at fastlægge og afstemme forventningerne i bestyrelsen omkring opgaver og indbyrdes samarbejde. Dertil kan den gøre det lettere for nye bestyrelsesmedlemmer at sætte sig ind i bestyrelsesarbejdet.

Vi har nederst indsat et eksempel på en forretningsorden, som er nogenlunde dækkende for behovet.

Samarbejdet med administrator

Administrator bistår bestyrelsen med at administrere ejendommen, og administrator tager sig i den forbindelse af en række praktiske opgaver som f.eks. opkrævning, betaling, bogføring, overdragelser (i andelsboligforeninger), lånomlægninger, byggesagsstyring mv.

Det er lidt forskelligt, hvordan de enkelte bestyrelser bruger deres administrator, men administrator bistår generelt også bestyrelsen med rådgivning i forhold til den løbende daglige drift.

Afvikling af bestyrelsesmøder

Bestyrelsesmøder ledes af formanden der skal sikre at formalia er overholdt. I formandens fravær ledes mødet typisk af næstformanden.

Møderne afholdes normalt i foreningen. Mødet kan dog afholdes hos administrator, eller et andet sted.

Bestyrelsesmøder afholdes ved fysisk fremmøde.

Suppleanter skal ikke deltage i bestyrelsesarbejdet, førend de bliver indkaldt til at afløse et medlem, der ikke kan deltage, men i foreninger med en mere uformel styring, deltager de alligevel i det almindelige bestyrelsesarbejde.

Dertil kan medlemmer af foreningen, som stiller forslag til bestyrelsen, eller andre indbudt af bestyrelsen deltage i et bestyrelsesmøde.

Referat af møder

Der skal på hvert møde være en referent, som tager referat.

Af referatet skal der fremgå mødetidspunkt, samt hvem der har deltaget i mødet, hvad dagsorden for mødet har været, og hvad drøftelserne og beslutningerne i relation til hvert enkelt punkt på dagsorden har været.

Forslagsstiller har ret til at få sin mening indført i referatet. Evt. bemærkninger til referatet, skal meddeles formanden og referenten snarest efter modtagelse af referatet.

Referat sendes til administrator, så administrator har mulighed for at følge med. Vi anbefaler også, at referatet offentliggøres på intranettet, så foreningens øvrige medlemmer også kan følge med i arbejdet. Publiceres referatet for medlemmerne skal personlige forhold anonymiseres eller undlades i det offentlige referat.

Særlige nødvendige beslutninger

Når sager ikke uden risiko kan udsættes til et bestyrelsesmøde, kan bestyrelsen træffe beslutning uden at mødes. Det vil i praksis kunne ske pr. e-mail eller telefon, og så må man skrive det ind i referatet for det efterfølgende møde.

Bestyrelsesmedlemmers forpligtelser

Bestyrelsens medlemmer har pligt til at deltage i bestyrelsesmøder og til at deltage i beslutningsprocesser og til loyalt at følge de af bestyrelse vedtagne beslutninger.

Bestyrelsesmedlemmer kan kun disponere eller udtrykke sig i bestyrelsens navn efter bestyrelsens samtykke, eller under udførelsen af bestyrelseshvervet herunder udførelsen af en bestyrelsen given opgave, det være sig stort som småt, økonomisk eller andet.

Samtlige bestyrelsesmedlemmer er gensidigt ansvarlige overfor hinanden i forbindelse med arbejdsopgaver og lign.

Skatteregler og personaleforhold

Som en del af bestyrelsesarbejdet vil man nogle gange stå overfor særlige beslutninger der kan have skatte- og personalemæssige betydning. Til afklaring af spørgsmål heromkring, har vi udarbejdet en vejledning i form af et skema, der gør det nemmere for en forening at overholde reglerne.

Vejledningen giver fx svar på spørgsmål som:

Hvornår skal der betales skat af bestyrelsesgodtgørelse?
Hvordan er reglerne for gaver?
Hvad skal der fremgå i en ansættelseskontrakt og hvilke nye regler gælder omkring ferie og opsparing hertil.
Hvordan man aflønner en entertainer til en sommerfest, som ikke har et CVR-nummer?

Download vores vejledning >>>

Bliver din forening ikke allerede administreret hos os? Så få et tilbud på administration lige her

Betaling af regninger

Fakturaer som foreningen skal betale skal stiles til foreningen og sendes til administrator. Leverandører skal ved bestilling af opgaver gøres opmærksom herpå, ligesom der bør aftales en rimelig betalingsfrist.

Bestyrelsen og administrator skal stræbe efter, at fakturaer så vidt muligt fremkommer elektronisk, så der ikke indtræffer unødig forsinkelse ved brug af fysisk post.

Bestyrelen kan bemyndige formanden, et andet medlem af bestyrelsen eller viceværten til at godkende betaling for et konkret bestilt ydelse eller vare alene. Bemyndigelsen bør rumme et interval, inden for hvilket formanden eller medlemmet kan disponere.

Vi har udarbejdet en skabelon til en fuldmagt der kan bruges til at give formanden eller viceværten en ramme til at godkende regninger. Skabelonen fremgår nederst.

Samarbejdspartnere

Bestyrelsen har ansvar for, at der indgås kontrakter med relevante kvalificerede samarbejdspartnere i relation til ejendommens drift, herunder ejendommens løbende renholdelse, varmeanlæg, administration, revision samt evt. vaskeri og elevatorservice mv.

Kurser

Vi anbefaler, at bestyrelsens medlemmer deltager i kurser for at blive bedre klædt på til bestyrelsesarbejdet.

Hos Cobblestone afholdes der 2 årlige gå-hjem-møder for bestyrelsesmedlemmer der vil lære mere om at være i en bestyrelse. Mødeindkaldelse sker pr. e-mail til bestyrelsen og man skal blot tilmelde sig. Kurser afholdes typisk i maj/juni måned og november/december måned.

Dertil afholdes der også løbende andre gå-hjem-møder om andre relvante emner. Det kan være vedr. byggeprojekter generelt og på konkret sager som altan- og tagprojekter. Dertil holder vi også møder om valuarvurderinger og andre spændende emner.

Kommunikation

Bestyrelsen bør have regler for hvordan man kommunikerer med omverden, og vi anbefaler, at kommunikationen sker via en bestyrelsesmail, som alle bestyrelsesmedlemmer har adgang til. Dertil giver intranettet hos Cobblestone mulighed for at arkivere dokumenter mv. til foreningens medlemmer og internt i bestyrelsen.

Vi anbefaler ikke, at man bruger private e-mails eller Facebook til kommunikation.

Vi anbefaler, at der er autosvar på bestyrelsesmailen, så dem der henvender sig kan se e-mailen er modtaget, og hvornår man kan forvente et svar tilbage.

Ansatte

Har foreningens en eller flere ansatte, bør personaleansvaret i bestyrelsen ligge hos et enkelt medlem, og det skal være meddelt den/de ansatte. Hvis flere bestyrelsesmedlemmer uafhængigt af hinanden instruerer den/de ansatte, vil det kunne give unødvendige konflikter.

I øvrigt bør bestyrelsen søge rådgivning hos administrator i håndtering af personaleansvaret, afholdelse af lønsamtale, MUS, mv.

Få et tilbud på administration

Bliver din forening ikke allerede administreret hos os? Så få et tilbud på administration lige her

Download til inspiration

Afslutningsvis har vi indsat nogle links der kan give inspiration til arbejdet i en bestyrelse: