I opstartsfasen hjælper byggesagsadministrator med at vurdere løsninger for et muligt projekt, og skabe et overblik over finansieringsmulighederne i den aktuelle markedssituation. 
Byggesagsadministrator rådgiver om byggesagens forløb, ansvarsfordeling og økonomiske scenarier, herunder forskellige låneformer og budgetoverslag. Derudover bistår byggesagsadministrator med at planlægge og udsende indkaldelse til et eventuelt beboermøde, hvor projektet præsenteres.

Når projektet tager form, udarbejder byggesagsadministrator i samarbejde med bestyrelsen generalforsamlingsmateriale herunder en finansieringsstrategi og nødvendige budgetter samt konsekvensberegninger for andelshavere/ejere. Samtidig varetager administrator de praktiske opgaver omkring generalforsamlingen, herunder udsendelse af indkaldelser og deltagelse som dirigent og referent for at sikre korrekt beslutningsproces.

Når projektet er vedtaget på generalforsamlingen, hjælper byggesagsadministrator bestyrelsen med at gennemgå kontrakten der indgås med den byggetekniske rådgiver. Byggesagsadministrator står for indhentning og vurdering af tilbud på byggekredit og realkreditlån, varetager forhandlinger med pengeinstitutter og sikrer, at alle nødvendige forsikringer tegnes. 
 Lige så snart udbudsfasen er afsluttet og der er et overblik over den foreløbige økonomi, vil byggesagsadministrator sørge for at indgå endelig aftale omkring finansiering og sørge for der tegnes de nødvendige forsikringer på projektet.

Under selve byggeriet overvåger byggesagsadministrator økonomien og sikrer løbende budgetopfølgning og likviditetsstyring. Byggesagsadministrator sørger for betaling af regninger, håndtering af eventuelle forsikringssager samt varetager kommunikationen med ejendommens beboere. 
 Er der tale om en andelsboligforening med lejere, vil der ligeledes være særlige opgaver omkring varsling af adgang og evt. forbedringer der kan håndteres af byggesagsadministrator i denne forbindelse.

Når byggeriet er færdigt, bistår byggesagsadministrator bestyrelsen med at afvikle evt. byggekredit og hjemtage den endelige finansiering, hvis dette ikke er sket tidligere. Dertil gennemgås entreprenørernes slutopgørelser mv. og det endelige byggeregnskab afsluttes og afstemmes med foreningens revisor. Bestyrelsen godkender til sidst det endelige byggeregnskab. Herefter kan der foretages eventuelle engangsopkrævninger, justeringer af boligafgiften og etablering af fælleslånsydelse, så projektet afsluttes korrekt, og ejendommen står godt rustet til fremtiden.