Det er dirigentens ansvar, at der udfærdiges referatet.
Nogle gange vælges også en referent, men det er normalt, at referatet laves af dirigenten.
Dirigenten godkender referatet og i tvivlstilfælde afgør dirigenten, hvad der skal stå i det.
Referatet underskrives altid af dirigenten. Der er i nogle andelsboligforeninger eller ejerforeninger en vedtægtsbestemmelse om eller tradition for, at bestyrelsen eller formanden også underskriver referatet.
Referatet tjener som bevis internt og overfor andre for, hvad er foregået og besluttet på generalforsamlingen. Hvor udførligt og detaljeret referatet skal være afhænger af skik og brug i den pågældende ejerforening, men også af om referatet blot skal dokumentere trufne beslutninger, om referatet skal anvendes som led i en videre debat, eller om referatet skal tjene som dokumentation overfor bank, tinglysningskontor eller andet.
Referatet bør normalt indeholde følgende oplysninger
- Mødetid og -sted og mødets art
- Evt. antal mødende såvel efter antal som efter fordelingstal
- Dirigentens konstatering af generalforsamlingens lovlige indvarsling og beslutningsdygtighed
- Mødets dagsorden
- Alle fremsatte forslag og opstillede kandidater
- De afgivne beretninger m.v. evt. i bilagsform og alle trufne beslutninger eller foretagne valg og med hvilke antal stemmer dette er sket
- Angivelse af beslutningsgrundlaget
- Angivelse af hvori evt. uenighed i det væsentlige har bestået og hovedsynspunkterne heri og evt. om ønsket oplysning om enkelte medlemmers protest, men normalt ikke en udførlig beskrivelse af de enkelte medlemmers synspunkter eller aftale
- Dirigentens beslutninger om eventuelle procedurespørgsmål.
Referatet bør udsendes til medlemmerne indenfor en overskuelig periode efter generalforsamlingen.