1. juli 2016 ændrer reglerne sig for hvordan vi sender breve og det er en kolossal udfordring for ejendomsbranchen. Både økonomisk og i forhold til at overholde den omfattende lovgivning man er underlagt. Grundlæggende er man i gang med at afvikle postsystemet, samtidig med at der stadig er flere og flere situationer der, i medfør af loven, kræver post. Den basale ændring er at al post fremover er B-post og at A-brevet afskaffes. Vi gennemgår her konsekvenserne for hhv. ejer- og andelsboligforeninger samt ejere af udlejningsejendomme. 

Udgangspunktet er at det normale standardbrev kommer til at have en længere postgang - op til 5 dage fra afsendelse og det kommer til at koster minimum kr. 8. Dette hænger sammen med at postkasserne rundt omkring i landet efter 1. juli 2016 ikke vil blive tømt dagligt på hverdage. Fremover tømmes postkasserne i Danmark på onsdage og lørdage. Her hentes naturligvis en stor besparelse. 

Afsendelse af breve

Ønsker man at et brev skal modtages dagen efter afsendelse, så skal man benytte et nyt såkaldt ”Quickbrev” eller Q-brev. Denne type brev skal afleveres til og sendes fra nærmeste posthus! Til hurtig ekspedition kan man derfor ikke længere bruge postkasserne rundt omkring i landet.  

Quickbrevet koster minimum kr. 27,00 og kræver et særligt frankeringsmærke. Dette kan købes på posthuset eller ved at købe en særlig frankeringskode på mobilporto eller Online Brevporto hvor man skriver et Q ved siden af koden. Uanset metode, så skal brevet stadigvæk afleveres på et af landets 1.100 posthuse, hvor man skal trække et nummer og betjenes - ikke ligefrem en god rimelig løsning for at aflevere et breve! Post Danmark oplyser dog at de arbejder på en bedre løsning, så aflevering ikke kræver personlig betjening. 

Dertil er det vigtigt, at vide at man ikke kan bruge almindelige frimærker som porto til et Quickbrev. Quickbreve kan desuden også kun udsendes i og til Danmark. 

Skal man sende breve til udlandet skal disse mærkes "Priority" hvorefter de får den hurtigste service i modtagerlandet. Disse breve kommer dog stadigvæk til at blive behandlet som "breve" inden de sendes til udlandet, hvorfor der kan være længere levering på op til 1-3 dage end vi er vant til i dag. 

Breve der kommer fra udlandet til Danmark behandles som b-breve og har derfor også en leveringstid på op til 5 dage. 

Omdeling af breve

Breve vil i fremtiden blive omdelt to dage om ugen, hvilket typisk vil være enten tirsdag eller onsdag og fredag. Quickbreve vil som tidligere oplyst blive omdelt fra dag til dag. De nye regler har ingen betydning for dem som får leveret avis dagligt. 

Priserne på Quickbreve afhænger af vægten på brevet. Indtil videre er priserne: 

0-100 g. kr. 27
100-250 g. kr. 54
250-2.000 g. kr. 81. 

De nye ændringer er bestemt ikke noget vi er glade for i Administrationshuset eller branchen som helhed! De påvirker voldsomt måden vi kommunikerer med vores kunder på og et forsigtigt overslag viser, at selv om vi i stigende grad overgår til elektronisk udsendelse, så vil portoomkostningen stige. Formentlig til noget der ligner det dobbelt – i vores forretning er dette en stigning på ca. 500.000 til os og vores kunder. 

Konsekvenser og løsninger A/B og E/F.

Den nye postlov kommer til at have indflydelse på måden vi indkalder til generalforsamlinger og eftersender forslag mv. I rigtig mange vedtægter arbejdes der med frister for forslag, hvor forslag skal afleveres til formanden/bestyrelsen 8 dage inden generalforsamlingen og derefter formidles videre til foreningens medlemmer 4 dage inden generalforsamlingen. Dette er ikke til at nå med det kommende almindelige brev. Skal man have materiale rundt til medlemmerne hurtigt skal der sendes et Quickbrev som er i den dyre ende eller der skal arrangeres omdeling, hvor dette er muligt. 

I Administrationshuset har vi allerede gennem noget tid været i gang med at forberede vores systemer og kundernes vedtægter til elektronisk udsendelse. Denne proces går godt og i dette forår har vi allerede fået tilpasset vedtægterne i rigtige mange af vores ejer- og andelsboligforeninger. Vores IT-systemer understøtter allerede muligheden for at udsende masseforsendelser og holde den daglige kommunikation pr. e-mail. Når vedtægter mv. er tilrettede kan vi spare vores kunder meget store portoudgifter og levere en hurtigere og bedre service. De fleste af vores beboere sætter allerede i dag pris på at modtage materiale elektronisk.  

Har man ikke allerede fået tilpasset sine vedtægter, anbefaler vi at man tager fat i sin administrator i Administrationshuset og igangsætter processen. Vi har en del foreninger der har ordinær generalforsamling i efteråret, og her bør emnet være på dagsordenen. 

Se i øvrigt vores tidligere artikel omkring tilpasning af vedtægter til elektronisk indkaldelser og kommunikation

http://www.administrationshuset.dk/nyheder/2015/papirloes-generalforsamling--saadan-indretter-man-vedtaegterne-til-elektronisk-indkaldelse 

Konsekvenser for udlejningsejendomme

For udlejningsejendomme er situationen mere problematisk! Har man boliglejere i ejendommen kan man ikke bare aftale elektronisk kommunikation og, særligt for boliglejere er der en lang række lovfastsatte krav om at lejer skal varsles med bestemte varsler – og denne varsling skal ske med (papir) post! For kun et år siden (1. juli 2015) vedtog folketinget en ny lejelov med yderligere krav om (papir) brevbaseret varsling af lejere. Dertil skærpedes konsekvenserne voldsomt for udlejer i de situationer hvor fristerne ikke overholdes. Alt dette samtidig med at man afvikler det postsystem som reglerne baseres på. 

I praksis betyder de nye regler at vi er nødsaget til at bruge Q-breve i et betydeligt omfang inden for udlejningsejendommene og at vi skal have en person på posthuset og stå i kø hver dag! En voldsom fordring af administrationen.