Generalforsamling i ejer- og andelsboligforeninger

Som nyt bestyrelsesmedlem i en forening eller som ny ejer eller andelshaver kan det være rart at vide, hvad man skal forvente af en generalforsamling.

Hvorfor har vi generalforsamling?

Generalforsamlinger er foreningens øverste myndighed ifølge vedtægterne. Derfor er generalforsamlingen den der træffer alle beslutninger vedrørende ejendommen/foreningen. Dog er der enkelte begrænsninger til generalforsamlingens beslutningskompetence, der typisk vil inkludere beslutninger som er udenfor formålet med foreningen eller beslutninger, som er i strid med gældende lovgivning eller retspraksis.

Der afholdes ordinær generalforsamling 1 gang årligt i henhold til foreningens vedtægter. Dagsordenen fremgår typisk også af vedtægterne, og er den samme hvert år, med mindre der vedtages en ny dagsorden i foreningens vedtægter. Følger foreningens regnskab kalenderåret (1.1. – 31.12), vil den ordinære generalforsamling oftest skulle afholdes senest 4 måneder efter regnskabsskæringen den 31. december. Dvs. generalforsamlingen skal afholdes senest med udgangen af april måned. Fristerne kan dog være forskellige i de enkelte vedtægter.

Hvad sker der på en generalforsamling?

På en generalforsamling vil det altid være vedtægterne der foreskriver dagsordenen til foreningens ordinære generalforsamling, men en klassisk dagsorden kan typisk se således ud:

1.       Valg af dirigent og referent

2.       Bestyrelsens beretning

3.       Årsrapport gennemgang og godkendelse (og fastsættelse af andelsværdi hvis en A/B)

4.       Budget gennemgang og godkendelse samt evt. regulering af boligafgift/fællesudgifter

5.       Indkomne forslag

6.       Valg til bestyrelsen

7.       Valg af administrator og revisor

8.       Eventuelt

Alle punkterne skal behandles på generalforsamlingen og de fremmødte stemmeberettigede afgiver deres stemme ved hvert punkt. Typisk vil administrator være dirigent og sørge for at vejlede og sætte hvert punkt indstillet af bestyrelsen eller andelshavere eller ejere til afstemning på generalforsamlingen. Oftest vil administrator også varetage rollen som referent.

Hvem kommer på en generalforsamling?

I flere foreninger er der et minimumskrav om fremmøde, som skal sikre at foreningen til generalforsamlingen er beslutningsdygtig. Vi anbefaler derfor altid, at man som andelshaver eller ejer møder op til foreningens ordinære generalforsamling, da det er der foreningens beslutninger tages og hvor man dermed som medlem i foreningen, kan få indflydelse på foreningens fremtid.

Det vil typisk være andelshaverne eller ejerne der kommer på en generalforsamling, men ægtefæller, samlevere eller børn kan også møde op. Endvidere kan der være personlige rådgivere, revisorer, administratorer og gæster indbudt af bestyrelsen, som ligeledes deltager i foreningens generalforsamling. Reglerne for fremmøde fremgår af foreningens vedtægter.

Gode råd til bestyrelsen inden generalforsamlingen

Som bestyrelsesmedlem i en forening er det årets begivenhed for at give en præsentation af, hvad der er sket i foreningen i det forgangne år, og hvad bestyrelsen forestiller sig, at der skal ske i det kommende år. De følgende 5 punkter kan bestyrelsen med fordel sørge for at bruge tid på forud for generalforsamlingen, så alle formalia og nødvendig forberedelse kan ske.  Forberedelse er nøglen til en god generalforsamling

1.       Gennemgå foreningens vedtægter

2.       Gennemgå referat fra sidste generalforsamling

3.       Gennemgå regnskab og budget

4.       Lav en liste over det I ønsker i det kommende år for foreningen

5.       Planlæg generalforsamlingen i god tid

6.       Afstem rollerne omkring generalforsamlingen i bestyrelsen og med dirigenten/administrator

Som forening der administreres hos Cobblestone vil vi altid i tæt samarbejde med bestyrelsen planlægge generalforsamlingen, så punkter til dagsordenen og forslag behandles i overensstemmelse med foreningens vedtægter og ønsker.

Gode råd til andelshaveren eller ejeren inden generalforsamlingen

Som andelshaver eller ejer på en ordinær generalforsamling har du mulighed for at stille spørgsmål til de på dagsordenen angivne punkter, ligesom du kan stille dit eget forslag. Det kan være, at du foreslår at der nedsættes et altanudvalg, eller at der indkøbes nye havemøbler, og generalforsamlingen er det rigtige sted for dig at søge at få indflydelse på, hvilke regler der skal være i foreningen, hvad der skal laves i foreningen og hvordan den skal se ud og være at opholde sig i som medlem.

Her er et par øvrige gode råd til andelshaveren eller ejeren: 

1.       Send dit/dine forslag til generalforsamlingen i god tid, jf. vedtægternes frist (typisk senest 8 dagen inden afholdelse. Der kan i vedtægterne være en længere frist, ligesom enkelte vedtægter har en frist med at forslag skal være afleveret til bestyrelsen senest inden en særlig dato, som fx 15. februar).

2.       Gennemgå indkaldelsen med bilag inden generalforsamlingen

3.       Undersøg evt. selv forhold omkring indkomne forslag

4.       Kan du ikke komme, så giv en fuldmagt til en anden ejer eller andelshaver

5.       Vær nysgerrig på generalforsamlingen og stil spørgsmål, hvis der er noget du ikke forstår

Gode råd til forslagsstillere der ønsker eget forslag behandlet på en ordinær generalforsamling

Som forslagsstiller er det også vigtigt, at man inden der stilles et forslag tydeligt beskriver, hvad forslaget går ud på, og hvad det har af konsekvens for foreningen og dens medlemmer. Det skal ud fra forslaget være muligt at stemme ”ja, nej eller blankt”. 

Hvis forslaget er forbundet med en udgift, skal størrelsen på udgiften være oplyst, ligesom løsning på finansiering af udgiften skal fremgå af forslaget – det vil sige hvordan afholdes udgiften, eksempelvis via foreningens opsparede midler, regulering af boligafgift/fællesudgifter, via lån /kassekredit eller kontant indbetaling?

I det tilfælde der stilles forslag om ændring af husorden/vedtægter, skal det tydeligt fremgå hvilken paragraf/bestemmelse i husordenen/vedtægten, der foreslås ændret/tilføjet. Derudover skal det fremgå hvad paragraffen/bestemmelsen ændres fra og til”.

Man skal som forslagsstiller også være opmærksom på, at der godt kan stilles ændringsforslag på selve generalforsamlingen til allerede stillede forslag der behandles som en del af dagsorden. Der skal dog være tale om ændringsforslag der ikke ændrer væsentligt på det oprindelige forslag. Det er op til dirigenten at vurdere evt. ændringsforslag på generalforsamlingen.

Forslag på en ekstraordinær generalforsamling

Den forslagsperiode, der typisk fremgår af vedtægterne, er kun forbeholdt den ordinære generalforsamling, idet der typisk ikke kan stilles nye forslag til en ekstraordinær generalforsamling der vil være indkaldt med et særligt formål ifølge vedtægterne. Enten fordi bestyrelsen, en tidligere generalforsamling eller et flertal af foreningens medlemmer har besluttet dette (typisk ¼ del). Man skal være opmærksom på, at hvis der er samlet et tilstrækkeligt flertal blandt foreningens medlemmer til en ekstraordinær generalforsamling, skal dette grundlag og hvad der ønskes behandlet sendes til bestyrelsen. Bestyrelsen har herefter ansvaret for at kontrollere grundlaget og indkalde til den ekstraordinære generalforsamling. Dette kan godt være lidt uklart ifølge vedtægterne, men er almindelig foreningsretlig praksis og noget der også findes retspraksis omkring.

Hvis man ikke har en administrator

Der er mange formkrav, som der skal være på plads i forbindelse med en generalforsamling både forud for afviklingen, indkaldelsen og selve afholdelsen.

Vores dir. Patrick Kuklinski har mangeårig erfaring som dirigent, og er i denne uge at finde som underviser hos vores brancheorganisation, EjendomDanmark i ”Dirigentens rolle”, hvor han klæder nye og mere erfarne ejendomsadministratorer på til at håndtere forårets generalforsamlinger.  Han har undervist omkring generalforsamlingsafholdelse i over 10 år og deltager også i generalforsamlinger for kunder administreret hos Cobblestone, men også foreninger som ikke har en administrator eller blot ønsker hjælp til særlige generalforsamling.

Vil du læse mere om kurset kan du klikke ind på EjendomDanmarks hjemmeside og læse mere her: https://ejd.dk/aktiviteter/dirigentens-rolle/?kursus_id=53436&kursus_variation=

Bliver din forening eller ejendom ikke allerede i dag administreret hos os, så kan du nemt og hurtigt få et tilbud på administration lige her