Bestyrelsen i en andelsboligforening eller en ejerforening er som udgangspunkt et kollektiv, det vil sige, at bestyrelsen optræder som en enhed og træffer beslutninger i fællesskab. Enkelte bestyrelsesmedlemmer kan således ikke handle på vegne af bestyrelsen, medmindre der i forvejen er givet et mandat. Dette gælder også for formanden. Alle skal også deltage i møderne for at bestyrelsen er intakt.
Hvis et enkelt bestyrelsesmedlem ikke deltager, kan man indkalde en suppleant i stedet. Det er jo det, som suppleanterne er valgt til. I praksis vil man dog kun gøre dette, hvis fraværet er af længere varighed, eller hvis der skal behandles en særlig følsom sag, hvor stemmeantallet er vigtigt. I princippet kan suppleanten dog indtræde ved ethvert møde hvor der mangler et bestyrelsesmedlem, således at bestyrelsen er intakt.
Bestyrelsen fastsætter normalt en forretningsorden, hvor man beskriver hvordan møderne skal foregå mv., og her kan man også beskrive, hvornår suppleanten indkaldes. Mange foreninger har dog ikke en formel forretningsorden, men klarer situationerne uformelt.
Er det formanden, der ikke deltager, vil næstformanden overtage, idet næstformandens væsentligste funktion er at være suppleant for formanden. Formanden har i nogle vedtægter særlige beføjelser (formanden er tegningsberettiget, formandens stemme er udslagsgivende, etc.), og i de tilfælde er det selvfølgeligt vigtigt at have en formand eller en næstformand, der kan tage over. I andre tilfælde er formanden blot et medlem blandt de øvrige, og her kan man godt klare sig uden formand i en periode.
Det bestyrelsesmedlem, der ikke deltager i møder, og som ikke melder forfald, skal være opmærksom på, at der stadig vil være et bestyrelsesansvar for den pågældende, selvom man ikke har været med til møderne. Hvis man som bestyrelsesmedlem ikke ønsker ansvar, skal man melde forfald eller trække sig fra bestyrelsen, således at de andre bestyrelsesmedlemmer, kan indkalde en suppleant. Hvis flere medlemmer går samtidig, må administrator indkalde til en ekstraordinær generalforsamling for valg af nye bestyrelsesmedlemmer.
Vi bliver også spurgt nogle gange om hvad der sker, hvis der ikke kan stilles en bestyrelse, men det er heldigvis aldrig sket for os. I den situation bør generalforsamlingen udpege en forretningsfører, dvs. en advokat, der træffer de nødvendige driftsmæssige beslutninger, indtil det er muligt at stille en bestyrelse igen. Dette vil blive meget dyrt, og løsningen vil have karakter af en nødløsning, som kun kan opretholdes, indtil man kan vende tilbage til en normalsituation igen.