Alle virksomheder, foreninger mv. med CVR-nummer skal have en digital postkasse, og for at opretholde og vedligeholde en digital postkasse, kræves at den pågældende juridiske enhed har sit eget NemID, der tillige skal anvendes i forbindelse med kommunikation med forskellige offentlige myndigheder.
Administrationshusets retningslinjer for behandling af NemID på vegne af administrationskunder:
Alle virksomheder, foreninger mv. med CVR-nummer skal have en digital postkasse, og for at opretholde og vedligeholde en digital postkasse, kræves at den pågældende juridiske enhed har sit eget NemID, der tillige skal anvendes i forbindelse med kommunikation med forskellige offentlige myndigheder.
Såfremt der ikke oprettes og vedligeholdes et NemID og en elektronisk postkasse, vil man ikke sende og modtage post fra det offentlige.
NemID er imidlertid en digital underskrift, der kan anvendes til at forpligte den pågældende juridiske enhed på samme måde som en almindelig underskrift. NemID kan ikke umiddelbart oprettes, således et den følger foreningens almindelige tegningsregler, og udstedelse af NemID får derfor virkning som en fuldmagt. Dette gælder uanset hvem denne måtte være udstedt til.
Administrationshuset registrerer og vedligeholder NemID på vegne af administrationskunder efter følgende retningslinier:
- NemID oprettes således, at den tegningsberettigede er et medlem af ledelsen i Administrationshuset.
- Brugernavne, koder, etc. opbevares krypteret, således at der ikke umiddelbart er adgang til dem i Administrationshusets IT-system.
- NemID anvendes alene i forbindelse med opsætning og vedligehold af digitale postkasser, kommunikation med offentlige myndigheder, indberetninger og opgaver som administrator allerede er forpligtet til at varetage ifølge den gældende administrationsaftale.
- NemID anvendes kun i tinglysningssystemet efter forudgående særskilt fuldmagt fra de tegningsberettigede. Dog vil påtegninger på ejerpantebreve mv., håndpantsat til ejerforeninger kunne foretages i overensstemmelse med administrationsaftalen og uden særskilt fuldmagt.
- NemID anvendes kun til underskrift af privatretlige dokumenter efter forudgående særskilt fuldmagt.
- NemID kan anvendes til bankadgang eller disposition over bankkonti, idet omfang der allerede er oprettet særskilt fuldmagt til dette.
- Administrationshuset har ansvaret for at koderne til NemID opbevares forsvarligt, således at risikoen for misbrug minimeres, men har i øvrigt ikke ansvar for misbrug.
- Administrationshuset beregner et særskilt honorar for oprettelse og vedligeholdelse af NemID. Der henvises til Administrationshusets hjemmeside sektionen om andelsboligforeninger og ejerforeninger.